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Le cahier des charges

Pour organiser de façon méthodique la consultation des professionnels, définir avec précision les besoins de l'entreprise et ne rien oublier, la rédaction d'un cahier des charges s'avère indispensable.

Pour l'aider dans sa démarche, le responsable de l'opération dispose d'un outil de référence incontournable : la norme AFNOR NF X 50-815 ! Par ailleurs, l'AFDE tient à la disposition du donneur d'ordre une liste des opérations à effectuer en cas de déménagement. 

La norme AFNOR NF X 50-815 d'Aide à l'élaboration du cahier des charges et des solutions techniques d'un déménagement d'entreprise, élaborée en 1998 par la profession en partenariat avec des représentants des donneurs d'ordre (ARSEG).

Cette norme est disponible auprès de l'AFNOR (le télécharger ici) et permet, suivant une méthodologie précise :

  • de faciliter la rédaction du cahier des charges du déménagement par l'entreprise cliente ;
  • de définir des solutions techniques qui seront mises en œuvre par les prestataires ;
  • de faciliter, par des visites préalables et une discussion commerciale et technique entre l'entreprise cliente et le prestataire, la bonne fin de cette prestation.

Le cahier des charges permet au donneur d'ordre d'identifier et d'exprimer avec précision son besoin :

  • Le descriptif et la présentation de l'entreprise et de ses locaux (visite, plans, accès, identification du responsable du projet…) ;
  • La période d'exécution souhaitée (contraintes, planification…) ;
  • La prestation souhaitée au niveau quantitatif (description précise des éléments nécessaires permettant au prestataire de calculer les volumes à déménager, l'emballage nécessaire, les moyens humains...) ;
  • L'indication de la présence d'autres corps de métier pendant l'opération de déménagement ;
  • La nature et l'importance des biens à déménager (postes de travail, machines, archives, produits…) ;
  • Les prestations demandées au prestataire ou prises en charge par le personnel de l'entreprise cliente (emballage, protection, déballage, débarras, etc) ;
  • Les prestations souhaitées en amont du déménagement (inventaires détaillés, plans d'implantation, cellule de coordination, réunions d'informations, signalétique...) ;
  • Les exigences en matière d'encadrement et de qualification du personnel de déménagement ;
  • Les éventuelles procédures qualité que le client entend mettre en œuvre pour le suivi et la bonne fin du déménagement ;
  • Les conditions d'envoi, de remise et d'appréciation des offres ;
  • Les garanties et références professionnelles du prestataire et de ses sous-traitants ;
  • La présentation souhaitée pour les conditions financières (prix, modalités de paiement, pénalités en cas de retard, report ou annulation...).

Afin d’afficher une réponse complète et transparente vis-à-vis des besoins exprimés par le donneur d’ordre, le prestataire soumissionnaire devra répondre dans le détail en précisant :

  • Le responsable technique chargé de conduire les opérations ;
  • La planification prévue ;
  • Les prestations proposées ;
  • La répartition des tâches entre l'entreprise cliente et le prestataire ;
  • Les techniques mises en œuvre ;
  • Les moyens humains (chefs de projet, coordinateurs techniques, contremaîtres, chefs d'équipes, déménageurs professionnels...) ;
  • Les moyens matériels ;
  • Les moyens organisationnels ;
  • L'éventuel recours à la sous-traitance ;
  • Les conditions financières et en joignant tous les renseignements et justificatifs demandés dans le cahier des charges (références, attestations, inscriptions réglementaires, etc).

La clarté du cahier des charges permet de canaliser les réponses des soumissionnaires et d'en faciliter la comparaison objective, une grille d'analyse pouvant être établie pour le dépouillement des offres.

NB : Des éléments règlementaires sont communs au client et au prestataire en matière d'hygiène et de sécurité. 

Prévention des risques : le décret 92-158 du 20 février 1992 (articles R 237-7 et R 237-8 du Code du Travail) fixe des dispositions d'ordre général en matière d'hygiène et de sécurité applicables lorsqu'une entreprise extérieure intervient dans un établissement et qu'il en résulte des interférences en termes de risques pour les salariés des deux entreprises.

L'arrêté du 26 avril 1996 adapte certaines de ces dispositions et prévoit l'établissement d'un protocole de sécurité lorsque l'entreprise extérieure est une entreprise de transport et que sont effectuées des opérations de chargement et de déchargement.

Zone d'intervention à risques : l'entreprise cliente précisera la nature des zones d'intervention à risques quand elles existent ainsi que les habilitations et qualifications nécessaires pour intervenir. Le prestataire doit veiller à ce que le personnel devant intervenir dans ces zones dispose des habilitations et qualifications requises. L'entreprise cliente doit demander les justificatifs des habilitations et qualifications requises.